Перенос десятков почтовых ящиков и документов в новый Google Workspace

Почему штатная миграция стала недоступна

Компания среднего размера использовала Google Workspace для корпоративной почты, документов и файлов сотрудников. Подписку приобретали через реселлера. Когда он попал под санкционные ограничения, компания потеряла доступ к стандартным средствам миграции Google.

Требовалось перенести данные в Google Workspace в другой юрисдикции. Объём включал несколько десятков корпоративных ящиков с многолетней перепиской, документы и файлы: в общей сложности сотни тысяч писем и файлов. Это была накопленная история работы компании, поэтому сохранность данных имела принципиальное значение. Я отвечал за весь перенос: от подбора инструмента и подготовки до тестовой и основной миграции.

Как я подобрал способ переноса

Задача не сводилась к копированию содержимого из одного аккаунта в другой. Нужно было найти доступный способ работы с данными и подготовить его к переносу всей корпоративной почты и документов.

Поскольку штатные миграционные средства Google были недоступны, я выбрал стороннее ПО, которое использовало другое API, изначально не предназначенное для миграции. Сложность заключалась не в самом использовании API, а в том, чтобы организовать через него перенос нужного объёма данных с учётом их структуры.

У выбранного инструмента было множество настроек, а документация описывала их не полностью. Требовалось разобраться в его возможностях и подготовить конфигурацию под данные компании, прежде чем запускать основную миграцию.

Как учесть папки и владельцев документов

Документы потребовали отдельного разбора. В личных дисках Google Workspace владелец папки и владельцы файлов внутри неё могут различаться: один сотрудник создаёт папку, другие добавляют свои документы. В этой компании структура папок и распределение владения были сложными.

Перенести содержимое файлов было недостаточно. Важно было сохранить их расположение и соответствие владельцам в новом Workspace. Иначе сотрудникам пришлось бы искать материалы в изменившейся структуре, а часть документов могла оказаться у других людей.

Я проанализировал, как организованы папки и кому принадлежат файлы. На основе этого разбора подготовил перенос с учётом исходной структуры и владельцев. Таким образом, работа с документами стала отдельной частью подготовки, а не просто дополнением к переносу почтовых ящиков.

Зачем понадобилась тестовая миграция

Перед основной миграцией я провёл пробный перенос. Он позволил проверить, как выбранное ПО работает через API и справляется со сложной структурой папок и владения документами, не затрагивая рабочие ящики и файлы.

На этом этапе можно было обнаружить и исправить ошибки подготовки до того, как они повлияют на работу сотрудников. Только после проверки подхода я приступил к основному переносу.

Результат переноса

В новый Google Workspace перенесены несколько десятков корпоративных ящиков с перепиской за много лет, а также документы и файлы со сложной структурой папок и владения. Общий объём составил сотни тысяч писем и файлов.

Миграцию удалось выполнить с минимальными потерями без штатных средств переноса Google. Для этого потребовались подбор подходящего стороннего ПО, разбор структуры данных и проверка решения на тестовой миграции.